Premetto che, dopo diversi anni a contatto con Outlook (mio malgrado) e con tutti i suoi problemi e insensatezze, ho sviluppato una forma di avversione che si è lentamente evoluta prima in repulsione, poi in odio profondo. Spinto da questi sentimenti, ho sentito la necessità di elencare i motivi secondo i quali NESSUNO  dovrebbe utilizzare Outlook.

Senza arrivare ad elencarne addirittura 67, come ha fatto diverso tempo fa tale Stan James sul suo blog (e , ad essere sincero, alcuni motivi sono piuttosto ridicoli o inesatti), posso agevolmente elencare 5 motivi, sensati e argomentati, che dovrebbero far sorgere almeno la domanda “…ma perchè sto ancora usando Outlook?”.

1 – E’ brutto

Da Outlook 2000 fino ad Outlook 2007, il design, i caratteri, le icone e la loro posizione sono poco intuitivi, disordinati e ridondanti. Ci sono oltre 300 opzioni, sparse fra tastini, menu e sottomenu, e l’utente medio ne utilizza meno di 20.

L’abitudine, in questo caso, gioca a favore di Outlook e la maggior parte degli utenti non lo cambierebbe perchè ormai è abituata a districarsi nel labirinto delle sue opzioni. Il masochismo, però, non dovrebbe determinare la vittoria di un programma su un altro.

2 – E’ lento

Considerando un account “medio”, con almeno una decina di cartelle e 5000 messaggi sparsi in giro, il tempo che impiega Outlook per il primo avvio è di almeno 20 secondi. Una qualunque webmail (qualcuno ha detto GMail?) impiega circa 3 secondi per essere completamente operativa. Se poi abbiamo qualche cartella che supera i 1000 messaggi, e vogliamo passare da una cartella all’altra, mettiamoci altri 5-10 secondi (più di 10 se superiamo i 5000 messaggi). Una qualunque webmail (qualcuno ha detto GMail, di nuovo?) impiega un secondo o giù di li per passare da una cartella con migliaia di messaggi ad un’altra. Se poi volete passare al calendario… devo continuare?

3 – Si impalla

Si pianta spesso, e non solo lui. Considerata la lentezza appena descritta, e l’enorme consumo di risorse del sistema (memoria, sopratutto), Outlook tende ad assumere la stabilità di un pachiderma obeso in equilibrio su un filo di lana in un giorno di forte vento. Per rallegrarmi un pò, lo immagino con un ombrellino arcobaleno. Outlook, oltretutto, è strettamente legato a Word (a dopo i dettagli) e quando si pianta, è probabile che altri programmi a lui collegati si piantino di conseguenza, mandando a gambe all’aria l’intero sistema.

4 – Non è conforme agli standard

Questo tipo di problema non viene preso nella giusta considerazione dagli utilizzatori di Outlook, semplicemente perchè non conoscono le tecnologie e gli standard (parecchi) che un banale programma di posta deve rispettare per poter essere compatibile con gli altri milioni di programmi, server e soluzioni presenti. Voglio proporre una semplice analogia:

se decideste di spedire una cartolina lunga un metro e larga due, scritta con un alfabeto di vostra invenzione e senza francobollo, quale sarebbe il risultato? Bene, Outlook agisce più o meno così.

Un esempio vale più di mille parole. Di seguito, il testo di una e-mail come la vedreste nel programma di posta o nella webmail; poi, il codice che stabilisce l’aspetto del testo, prima quello di GMail e poi quello di Outlook. Considerazioni, dopo.

[tabs slidertype=”top tabs”] [tabcontainer] [tabtext]L’email come la vedreste[/tabtext][tabtext]Codice di GMail[/tabtext] [tabtext]Codice di Outlook[/tabtext] [/tabcontainer] [tabcontent]

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Ciao, io sono una e-mail di esempio.

Questo è un link.

Questa è una firma, colorata

Nome e Cognome

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Ma che differenza c’è fra i 2255 caratteri che compongono l’email inviata da Outlook e i 386 di quella inviata da GMail? Nessuna, il risultato è identico. E allora, la logica e il buon senso suggeriscono che, se il risultato finale è identico in entrambi i casi, è da preferire la soluzione più semplice.

Quindi, il codice generato da GMail è migliore, in quanto 6 volte più leggero, 6 volte più veloce da spedire e 6 volte meno soggetto a errori derivati da una trasmissione non ottimale. Infatti. basta cambiare uno solo dei simboli presenti nel codice per ottenere risultati inaspettati e/o devastanti. Dal classico problema delle lettere accentate che non si visualizzano correttamente, a quello degli allegati fantasma, al problema dello spazio esagerato fra le righe di testo, a quello dei caratteri che cambiano da una parola all’altra.

Basta fare una ricerca in Google per rendersi conto del gran numero di problemi legati ad Outlook e al suo assurdo modo di lavorare.

4 bis – Non è conforme agli standard, per colpa di Word

Dicevo prima che Outlook è legato a Microsoft Word. Come? Semplice: quando componete una mail, cosa pensate che sia la  finestrella bianca  dove scrivete? Esatto, è una versione miniaturizzata di Word, che oltre a consumare memoria e a rallentare il sistema, ha la pessima abitudine di creare email “tanto carine” ma totalmente fuori standard, visto che il codice HTML è di dimensioni assurde (vedere esempio precedente).

 5 – Non fornisce alcuna garanzia sull’invio o sulla ricezione

I bellissimi pulsantini “Richiedi conferma di recapito” e “Richiedi conferma di lettura”, senza parlare della fantastica funzione “Richiama messaggio”, sono delle prese in giro. Andiamo a spiegare perché.

La conferma di recapito

La blasonata “Conferma di recapito” non è altro che un messaggio che vi informa che il vostro server di posta ha preso in carico la vostra e-mail e la sta spedendo. Visto che questo è l’unico compito di un server di posta, insieme all’operazione contraria (ovvero: accettare e-mail dall’esterno e rigirarle a voi), risulta evidente che tale messaggio è totalmente inutile. Inoltre, qualunque server di posta decente (quindi, tutti tranne Microsoft Exchange, che ovviamente fa coppia con Outlook), è impostato per fare il suo lavoro in silenzio e, solo in caso di errori o problemi, avvertire l’utente. Quindi, Outlook (ed Exchange) sovvertono l’ordine costituito andando a insinuare che potrebbe esserci un problema se il tuo server di posta non ti dice nulla, quando invece è sempre stato il contrario, ovvero: nessun messaggio, nessun errore.

La conferma di lettura

Un pò meno ridicola, ma comunque illusoria, la funzione offerta dalla conferma di lettura; se il destinatario lo desidera, può avvertire il mittente che ha letto la sua e-mail. Il tutto, sottolineo, a totale discrezione del destinatario, perchè il mittente non può obbligare in nessun modo il destinatario a rispondere alla sua richiesta di notifica. E il tutto è subordinato al fatto che il destinatario deve utilizzare Outlook, o un programma di posta compatibile con tale funzione, perchè (indovinate?), tale funzione non rientra in nessuno standard ed è stata introdotta da Outlook. Va detto che questa funzione è compatibile con i BlackBerry (almeno dalla versione 5 di BlackBerry OS), e con Google Apps for Business, segno che negli ambienti di lavoro è una funzione molto richiesta. Ciononostante, dipende dal destinatario se rispondere o no, quindi io non ci farei molto affidamento.

Richiamare le e-mail

E qui si tocca il fondo: qualcuno sostiene che è possibile far tornare indietro una e-mail inviata per errore, correggerla, e quindi reinviarla al destinatario senza che questo se ne accorga. Esiste un solo scenario nel quale ciò si verifica: il mittente e il destinatario utilizzano entrambi Outlook, ed entrambi utilizzano un server di posta Exchange, e nessuno dei due guarda la posta usando un BlackBerry, nè un altro dispositivo mobile. Scenario di pura illusione. Forse le prime due ipotesi (l’uso di Outlook ed Exchange) sono abbastanza realistiche. In aziende  piuttosto grandi gestite da IT manager con poca fantasia, troviamo quasi sempre Mimì e Cocò, ovvero Outlook ed Exchange, ma è abbastanza improbabile che non ci sia un misero BlackBerry di mezzo, e quindi la funzione in oggetto (che nemmeno vi dico dove si trova) non funzionerà mai.

Conclusioni

A mio avviso, non c’è alcun motivo plausibile per utilizzare Outlook: è lento, è meno compatibile di una webmail, si impalla, vi offre funzioni che non utilizzerete mai e che nella maggior parte dei casi renderanno i vostri messaggi più brutti e pieni di strani problemi.

La webmail vi segue dappertutto, anche su computer che non sono vostri (internet point, a casa di un amico, da un cliente), non richiede aggiornamenti o modifiche particolari per funzionare, perchè segue gli standard del web, non si pianta mai, è leggera e veloce.

Poi, se siete masochisti, è tutta un’altra questione…